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Empresas agem para reduzir uso de e-mail entre funcionários II

ALTERNATIVAS
Em substituição ao e-mail, ganha força o uso de redes sociais corporativas, que ajudam os profissionais a organizar as informações sobre um projeto, em vez de fazer com que eles tenham de mandar centenas de mensagens.

Na alemã Basf, os funcionários têm acesso a uma espécie de "Facebook interno", em que podem criar comunidades e fóruns de discussão.

"Muitos projetos e arquivos passaram a ser compartilhados, o que torna desnecessário o e-mail e torna as mensagens mais rápidas", afirma Priscila de Caires Mendes, consultora de comunicação corporativa da empresa.

Antonio Cosenza, professor da ESPM, diz que as redes devem ser usadas com bom senso."É comum encontrar assuntos íntimos em redes sociais de empresas."

Saiba como tornar o e-mail um aliado da produtividade, e não um sugador de tempo

  • Não perca tempo organizando as mensagens em pastas específicas. Pode ser mais eficiente usar a ferramenta de busca para procurar as mensagens quando necessário
  • Programas que permitem armazenar anotações e documentos, como o Evernote, podem ser mais úteis para guardar informações importantes sobre o trabalho do que a conta de e-mail
  • Responda os e-mails importantes de forma imediata. Deixar para depois gera um retrabalho, já que é necessário reler a mensagem e pensar novamente sobre o assunto
  • Para se organizar melhor, marque como 'não lido' os e-mails com temas sobre os quais você precisa tomar alguma atitude, e como 'lidos' os que você já resolveu
  • Não deixe sua caixa de entrada aberta o tempo todo e desabilite os alertas que chegam no computador ou no celular para avisar sobre novas mensagens
  • Estabeleça horários fixos para checar seus e-mails. Faça isso mesmo que seu trabalho exija que você os responda rapidamente -determine um número de minutos a cada hora para isso
  • A prática de usar vários e-mails para o mesmo tema deve ser usada apenas em empresas ou ocasiões que exigem que seja feita a documentação da comunicação
  • Para assuntos muito delicados, prefira o uso do telefone ou as reuniões presenciais. Depois que os principais pontos forem decididos, mande e-mail para documentar

Uso do e-mail exige bom senso, especialmente no ambiente corporativo. Confira dicas de etiqueta para o correio eletrônico

  • Não use sistemas automáticos de confirmação de leitura. É melhor pedir que o destinatário confirme o recebimento
  • Os textos devem ser sucintos. O ideal é que não precise aparecer a barra de rolagem na lateral da mensagem -o e-mail deve caber em uma tela
  • Ao "copiar" várias pessoas, prefira usar a "cópia oculta", para não gerar um grande volume de respostas para todos os contatos que receberam aquele e-mail
  • No campo "para" devem estar profissionais que precisam tomar alguma atitude em relação à mensagem e, no "Cc", as que apenas precisam estar cientes.

Fonte: Folha de São Paulo

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